Toma de decisiones: distingue entre lo importante y lo urgente en tu pyme


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Javier García-Baos

2 de octubre 2015


– “Tengo una reunión a las 10:00 h., otra a las 11:00 h. y luego tengo que revisar un informe, ¿cuándo voy a planear las acciones comerciales de los próximos meses?”

-“Entre todos los correos electrónicos, los mensajes de WhatsApp y las llamadas que recibo diariamente, tengo la sensación de ser un bombero apagando fuegos constantemente.”

Estas frases las escucho con frecuencia entre mis clientes, y es que nos hemos acostumbrado a dar respuesta inmediata a cualquier problema que nos llegue al puesto de trabajo independientemente de su trascendencia. Nuestro instinto primario de supervivencia junto con la esclavitud del “tiempo real” que internet ha impulsado en la mentalidad actual, nos lleva a actuar al instante frente a aquello que nos genera alerta, muchas veces sin tan siquiera observar si estamos tomando la solución más acertada.

Cuando aterriza un problema encima de nuestra mesa, lo primero que deberíamos hacer es evaluar la urgencia y la importancia de tomar una decisión al respecto. Por un lado, no medir la urgencia del problema es un error muy frecuente que nos lleva a tomar decisiones precipitadas, o atropelladas. Tanto el “ahora mismo” como el “para el último día” son grandes enemigos de un método exitoso de decisión. Por otro lado, tenemos que darle la importancia justa al asunto que estamos abordando para evitar bloquearnos o pasar por alto detalles relevantes para nuestra empresa. En definitiva, valorar tanto la urgencia como la importancia de una decisión nos sitúa en una posición objetiva frente a cualquier tema que nos preocupe, y nos permitirá dedicarle el tiempo y los recursos adecuados para solucionarlo.

  • La urgencia viene definida única y exclusivamente por la inmediatez. Generalmente son tareas que tenemos que hacer ahora, por lo que la toma de decisiones suele ser reactiva.
  • La importancia incluye aquellas decisiones que afectan directamente a nuestra pyme, a la consecución de sus objetivos o a su futuro. Inicialmente no suelen ser urgentes, aunque pueden llegar a serlo si no trabajamos en ellas con cierta planificación, ya que requieren de un proceso razonado de decisión.

En este sentido, la matriz de Eisenhower (Figura 1) es una sencilla herramienta que relaciona estos dos conceptos y establece 4 niveles jerárquicos para priorizar una decisión.

  • NIVEL 1: Decisiones importantes y urgentes: no pueden esperar, tienen la máxima prioridad y tienes que ponerte con ellas ¡ya!. Este tipo de asuntos son los que deberían centrar el 60-70% del esfuerzo de nuestro trabajo. Dentro de las limitaciones del tiempo que disponemos, dada su relevancia requieren de un proceso lo más analítico posible. Dentro de este nivel se pueden distinguir entre aquellas decisiones que no se podían haber previsto, y otras que comenzaron siendo del nivel 2 pero nos ha ‘pillado el toro’.
  • NIVEL 2: Decisiones importantes y no urgentes: son las más perjudicadas generalmente a la hora de organizar nuestro tiempo y sin embargo son las que nos aportan una mayor satisfacción. Cada día deberían ocupar en torno al 20-30% de nuestra actividad. Una buena programación y planificación nos ayudará a trabajar diariamente en estas tareas, analizarlas con detenimiento y llegar a tiempo con una decisión tomada. Recuerda que si no las abordas con antelación se convertirán en decisiones del nivel 1 con todo el estrés que ello conlleva.
  • NIVEL 3: Decisiones no importantes y urgentes: en este nivel se encuentran la gran mayoría de interrupciones, de llamadas, de e-mails y de WhatsApp que colapsan nuestro día. Son un verdadero lastre para nuestro tiempo, y por ende, para nuestra pyme. Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las expectativas de los demás y muchas veces son realizadas porque nos supone cierto “confort social”. La recomendación principal para estas tareas es delegarlas, demorar su plazo y/o aprender a decir que no con más frecuencia para poder evitarlas. Este tipo de decisiones tan sólo nos debería ocupar el 10% de nuestro tiempo diario. Y tranquilos, ¡el mundo no se acaba porque no contestéis a un correo electrónico!
  • NIVEL 4: Decisiones no importantes y no urgentes: debes evitar al máximo este tipo de tareas, ya que cada minuto que dediques en este nivel es tiempo que se está perdiendo. El estrés de tomar decisiones bajo la presión de la urgencia (nivel 1 y 3) nos lleva a evadirnos y buscar algún remanso de paz en este nivel 4. Aquí también se incluyen los paseos por internet navegando entre la prensa diaria, planificando el fin de semana o buscando un regalo para un amigo.

 

 

Figura 1: Matriz de Eisenhower

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Javier García-Baos

Consultor de Estrategia y Decisión Empresarial

Director de Replantea

 

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